Selasa, 28 Jun 2011

Kindly please expedite this issue

OK KencingKucing dah bersawang.

Aku tak tau bagaimana nature of work korang, tapi aku yakin ramai di kalangan kita yang bekerja dengan sentiasa berdampingan dengan e-mel. Kalau dulu isi form pertandingan panjat pokok ke, bayar bil celcom ke, tiket parking ke, biase emel kite macam di bawah ni:

________________*@gmail/yahoo/or ape ape lah

* nama konon konon rare, solehah, comel atau ape ape saje asal bukan name sendiri. Lepas tu mesti ade tahun lahir atau lucky number kat belakang.

  • lovemaria87
  • kontolagenda88
  • sweetzzz_lah_sangat_2005

Dah up up siket, konon konon nak terjun lebih dalam ke bidang profesionalisma, nak cari kerja tak kan nak pakai alamat e-mail suka_kinzie_kenner@gmail.com. So mula la masing masing buat akaun baru pakai nama betul. Masalahnya kat dunia ni berapa ramai orang yang nama sama, siap dengan nama bapak sekali sama. So akan timbul juga nombor pelik pelik kat pangkal alamat e-mail masing masing.

  • ismail_bin_lambung1234
  • mohd_sukiman_tarjuki0004
  • kanang_anak_langkau2005

Dah dapat kerja, kerja opis terutamanya, kamu akan be assigned with an e-mail address, yang sepatutnya menggunakan nama betul untuk memudahkan urusan urusan kerja. Bila dah dapat e-mel, mesti rase excited. Tak sabar nak dapat e-mail tugasan pertama. Flow die macam ni lebih kurang:

  • IT department datang set-up komputer, network, alamat e-mail, username password semua lah.
  • Dah dapat e-mail. Tak sabar nak buat kerja. Semangat meruap ruap nak menaip dengan diakhiri perkataan "Thanks and Regards,"
  • Bos atau rakan sekerja reply emel emel orang lain dengan ayat "Please include _____ in the loop. He is our new _____ engineer." dan diCC kan ke emel kita. Setiap emel dibaca dengan berhati hati dan penuh rasa ingin tahu. Scroll ke bawah pun perlahan lahan saja.
  • Emel masuk sejam sekali. Kerja datang secara perlahan lahan. Mula rasa sibuk dan berguna kepada syarikat.
  • Emel masuk sekali setiap setengah jam. Terkulat kulat cari e-mel bile bos tanye something. Kerja belom siap dah datang kerja baru. Mule gune function search kat Microsoft Outlook/Lotus E-mail/ape ape je lah yang kompeni korang gune.
  • Dah pandai sort out e-mail. Sort out ikut subject/sender. Sender yang pangkat gagah gagah letak warne terang. E-mail penting letak flag.
  • Makin lame makin sebok. Emel masuk setiap 5 saat. Bace lebih kurang, delete. Kadang kadang tak bace terus delete. Mule rase kompeni yang tak gune. Gaji dah lah kecik e-mel nak melambak lambak.
  • Kerje hari hari bace e-mel reply e-mel sampai mati.

Banyak kelebihan sebenarnye kerja dengan e-mail ni. Dia macam personal organizer jugak lah. Kalau ade meeting, kite boleh set dekat calender. Tugasan penting kita boleh letak flag atau reminder. Info info penting dari deparment lain kite boleh archive di folder, senang untuk kita search kalo bos tanye. Ape ape info penting kita just boleh karang 1 emel dan CC kepada semua yang berkenaan, tak perlu susah susah call, buat meeting, lari ke opis sane opis sini. If ade pertelingkahan, atau confusion, e-mel dari top management boleh diprint sebagai hitam putih.

Walaupun sehari mungkin berpuluh puluh e-mel kita terima, sebenarnya tanpa kita sedari, kebanyakan e-mel e-mel tersebut mempunyai pattern yang lebih kurang. Kindly see below examples for self explanatory.

1. Email kerja.

Ini email biasa. Email yang kamu tahu setiap hari pasti akan masuk at least sekali. So dah tak heran sangat. Baca sekali lalu, boleh abaikan dulu untuk buat kerja yang higher urgency, atau dah dekat due date. Biase email macam ni jenis yang due date tak lame. Paling lame pon 2 hari kot sebab tak complicated dan tak perlukan respon mendadak. Tenang tenang saja.

2. Please expedite this request.

Bila datang email macam ni, jangan gelabah. Scroll dulu slow slow sampai bawah. Mungkin kita ada termiss email kerja yang kita terima kat atas tadi. Absorb dulu info/request dalam email tersebut. Sukat kadar kesusahan kerja tersebut. Agak agak susah, boleh la start rangka rangka dalam kepale otak nak respond macam mane. Nak cilok gambar yang mane, file ape nak attach, software ape yang nak dibukak siap siap. Kang bile requester call follow up tanye status or update, takde lah kite menggelabah beruk baru nak cari drawing, baru nak bukak spreadsheet, terkial kial bukak laci cari ape pon tak tau. Perlu sentiasa bersedia untuk menjaga kesejahteraan bontot sendiri dalam dunia indurstri yang penuh politik.

3. Reminder 1, 2, 3.....

OK kalau email macam ni, maknenye kite dah boleh start menggelabah. Mungkin kerja tersebut agak sukar sehingga memerlukan beberapa hari untuk diselesaikan. Biasanya di kala momentum untuk buat kerja tersebut tengah optimum, ada pulak gangguan lain seperti bos nak update status projek or study, department lain request verification, meeting dan macam macam lagi hal duniawi. Bila nak start buat balik tugasan tadi, momentum dah hilang, idea entah hilang mane entah. Padahal tadi macam macam equation/graph dah berlegar legar dalam kepale otak, tinggal nak apply je. Di sinilah kepentingan A4 paper tampak jitu dan padu. Apa apa saja idea/solution yang terbit, catatlah secepat mungkin. Company memang beli A4 banyak banyak untuk kita conteng conteng sampai penuh pastu pegi mesin shredder kasi hancur. Seronok kan main mesin shredder?

4. Approved.

Memandangkan kita masih mentah dalam industri kejuruteraan ni, hasil kerja kita biasanya perlukan approval pihak atasan. Jadi setiap hasil kerja yang di emel kene lah CC bos sekali untuk approval. Bos pon biasenye laju laju je approve, tak view pon attachment tu. Banyak lagi emel die nak kene bace. Emel kene tiau dengan manager lah, komplen department laen, issue issue yang pending berbulan bulan. Dah kene komplen baru nak tanye ape yang kite buat. Haa time tu kite pulak terkial kial nak betul kan, buat revision 1, revision 2.

5. _______* engineering to further confirm/clarify. *department anda*

Emel yang dimulakan dengan ayat seperti atau seumpama di atas memerlukan respon yang teknikal dan bukti yang kukuh. Jangan reply tanpa pendirian yang tetap atau bukti yang goyah. Kelak dipersoalkan, nampak jelas kedunguan kita nanti. Ambil masa untuk collect data, godeh godeh sikit share drive, cari emel emel lame, SOP, Process Description, atau apa apa file rasmi untuk disertakan semasa reply emel macam ni. Huraikan hujah dengan bernas dan tanpa bias berdasarkan fact. Baru betul betul engineering. Setakat taip panjang panjang tanpa action and solution baek tak payah.

6. FYI/A,

Nampak saja pendek 3, 4 huruf. Tetapi bila scroll scroll ke bawah macam tak jumpe hujungnye. Biasanya emel seperti ini bermula daripada end user (client/customer/site) seperti complaint atau findings tentang product kite, dan berjela jela sampai manager, assistant manager, senior engineer, supervisor, operator, pak guard, makcik cleaner, makcik kantin, operator kilang sebelah, tokey mamak depan kilang dan hujung sekali barulah sampai kat kita, yang tak tahu hujung pangkal, tak pasal pasal kene amik action. Nak gather semua info daripada forwarded email tersebut pulak susah sebab attachement sume dah di delete. Kalau delay delay sikit kang nanti dapat pulak macam email nombor 2. Time tu pulak kerje tengah melambak, memang bace pon laju laju lah jawabnye.

-------------------

Walau apa pun jenis atau content emel yang kamu terima, respond to them accordingly. Janganlah pula dibiarkan emel itu tergantung tanpa sebarang action. Kelak nanti issue tersebut pending, kamu juga yang panas bontot. Bos pandang slek nanti sape yang susah? Nak mengular pun tak senang nanti ade saje yang call suruh buat itu buat ini. At least reply some progress to show that we already took appropiate action, atau senang cakap untuk tunjuk yang kita ni buat kerja padahal secara hakikatnya apa pon tak buat lagi. Biasalah politik kene cantek kalau nak kerja lama.


Thanks and Regards,
Syafiq,

2 ulasan:

Faiz Rev berkata...

I'm kinda hopping u can update your blog here more often.

Thanks and regards,

Faiz Rev

meen berkata...

Please update your progress more frequently.
I totally support my boss Faiz Rev.
(kipas2 sket)

Ur cooperation is highly appreciated.

BR,

meen